Drei Aufgaben in der Buchhaltung
Nächste Buchungen erstellen berechnet neue Forderungen aus den Gebührenzuordnungen. Dabei können Sie gleich XML-Dateien erstellen lassen. Aus bereits vorhandenen, markierten Buchungen erzeugen Sie später über Erstelle SEPA Datei ebenfalls XML-Dateien für den Bankupload. Ist Vereins-FinTS ausdrücklich freigeschaltet und persönlich eingerichtet, können Sie vorhandene Buchungen stattdessen direkt bei der Bank einreichen. Berechnen, Datei exportieren und direkt einreichen sind unterschiedliche Aufgaben.
Was eine Buchung ist
Eine Buchung ist eine konkrete Forderung an eine Person: „Mitgliedsbeitrag von … bis …, 8,50 €". Sie entsteht aus der Kombination von Gebühr und Betrag, der Zuordnung zur Person und ihrer Zahlungsweise. Eine Buchung gilt als bezahlt, sobald ihr Habenbetrag dem Sollbetrag entspricht. XML setzt das beim erfolgreichen Datei-Erstellen, FinTS erst nach wirksam angenommenem und übernommenem Bankergebnis. Ein gestarteter Bankassistent allein markiert nichts bezahlt.
Nach aktueller Untergliederung filtern
Wenn Ihr Verein Untergliederungen verwendet, können Sie die Buchungsliste nach der aktuellen Untergliederung der zugehörigen Person filtern. Der Filter trägt die in Ihrem Verein eingestellte Bezeichnung, etwa Ortsverband oder Abteilung. Wählen Sie im Filtermenü eine oder mehrere Untergliederungen und wenden Sie die Auswahl an. Bei mehreren gewählten Untergliederungen genügt eine aktuelle Zugehörigkeit; jede Buchung erscheint nur einmal.
Maßgeblich ist die Zugehörigkeit heute, einschließlich des ersten und letzten Mitgliedschaftstags — unabhängig vom Buchungstermin. Frühere und erst künftig beginnende Zugehörigkeiten zählen nicht. Die Auswahl lässt sich mit Buchungsstatus und Suche kombinieren. Entfernen Sie die Auswahl, um wieder alle zum übrigen Listenfilter passenden Buchungen zu sehen.
Der Filter erweitert keine Rechte: Zum Öffnen der Buchhaltung benötigen Sie weiterhin die entsprechenden Buchhaltungsrechte. Angezeigt werden nur zugängliche Personen und Unterorganisationen.
Nächste Buchungen erstellen
Sie finden die Aktion in der Buchungsliste (Modul Buchhaltung) im Aktionen-Menü „…" oben rechts. Die Buchungsliste zeigt standardmäßig den Filter Buchungsstatus: offen — bezahlte Buchungen sind also bewusst ausgeblendet:
Der Dialog fragt alles Nötige in einem Schritt ab:
- Buchungstermin — bis zu welchem Termin abgerechnet wird. Membergy schlägt automatisch den frühesten anstehenden Termin Ihrer Zahlungsweisen vor. Sind Beiträge aus früheren Zeiträumen noch offen (z. B. nach einem unterjährigen Eintritt), werden sie automatisch mit eingerechnet.
- Gebühren und Zahlungsweisen — optionale Filter, wenn Sie nur einen Teil abrechnen wollen. Leer gelassen wird alles Fällige berechnet.
- Untergliederung — falls Ihr Verein Untergliederungen verwendet, können Sie zusätzlich eine oder mehrere zugängliche Untergliederungen wählen. Das Feld trägt Ihre Vereinsbezeichnung. Es zählen nur Personen, die heute mindestens einer gewählten Untergliederung angehören, einschließlich des ersten und letzten Mitgliedschaftstags. Der Buchungstermin ändert diese Auswahl nicht. Mehrfachzugehörigkeiten erzeugen keine doppelten Buchungen. Leer bleibt der gesamte zugängliche Personenbereich; Gebühren und Zahlungsweisen schränken ihn weiter ein.
- SEPA Datei anschließend erstellen — die Halbautomatik: Nach dem Anlegen der Buchungen erzeugt Membergy sofort die SEPA-Datei für alle Lastschrift-Zahler. Die Option erscheint nur, wenn Ihr Verein die SEPA-Voraussetzungen erfüllt.
- Einzugstag — der Tag, an dem die Bank abbuchen soll. Leer gelassen wählt Membergy den frühestmöglichen Bankarbeitstag (Buchungstermin, aber nie früher als heute plus der Bankvorlauf Ihres Standardkontos). Manuell wählbar ist ein Tag zwischen diesem Minimum und vier Wochen danach.
- Die Vorschau darunter zeigt live den frühesten effektiv berechneten Beitragsbeginn für genau die gewählten Gebühren, Zahlungsweisen und aktuellen Untergliederungen. Zusätzlich sehen Sie, welche Zeiträume je Zahlungsweise gebucht werden und mit welchem Einzugstag die SEPA-Datei entsteht — prüfen Sie insbesondere den frühesten Beitragsbeginn kurz, bevor Sie ausführen.
Nach Ausführen meldet Membergy „Aktion zur Warteschlange hinzugefügt": Der Lauf arbeitet im Hintergrund, auch große Vereine blockieren die Oberfläche nicht. Das Ergebnis sehen Sie kurz darauf in der Jobliste oben in der Kopfleiste — und an den neuen Buchungen bzw. der fertigen SEPA-Datei.
Bereits fällige Gebühren direkt einziehen
Mit eingerichtetem persönlichen FinTS-Zugang und den erforderlichen Buchhaltungs- und Bankrechten finden Sie Alle fälligen Gebühren einziehen oben im Aktionen-Menü. Sie müssen dafür keine Zeilen markieren. Die Aktion prüft alle offenen Buchungen, deren Fälligkeit heute oder früher liegt, im für Sie zugänglichen Vereins- und Personenbereich. Listenfilter, Suche, aktuelle Seite und Häkchen begrenzen diese Auswahl nicht. Möchten Sie nur bestimmte Buchungen einziehen, verwenden Sie weiterhin Gebühren jetzt einziehen für die markierten Zeilen.
Bei mehreren geeigneten persönlich verbundenen Konten wählen Sie das Einzugskonto ausdrücklich; bei genau einem ist es vorausgewählt. Verwendet der Verein Unterorganisationen, können Sie hier zusätzlich eine zugängliche Unterorganisation wählen. Es zählt die heutige Zugehörigkeit der Person der Buchung, auch wenn ein Hauptzahler für sie bezahlt. Leer bedeutet den gesamten zugänglichen Bereich. Konto- und Gruppenwechsel aktualisieren die Vorschau. Die kompakte Vorschau zeigt Anzahl, geeignete Anzahl, verbleibende Gesamtsumme, Ausschlüsse, Bankeinzugstag und gegebenenfalls einzelne Teile nach den Kontolimits. Teilzahlungen werden nur mit dem offenen Rest berücksichtigt. Buchungen mit anderer Zahlungsweise, ungültigem Mandat oder bestehender Einzugsreservierung werden nicht erneut eingezogen. Erst künftig fällige Buchungen bleiben auch dann außen vor, wenn der Bankeinzugstag wegen des Kontovorlaufs später liegt.
Prüfen Sie die Vorschau und starten Sie mit Einzug starten. Vor dem Start prüft Membergy die Auswahl erneut: inzwischen bezahlte oder reservierte Buchungen und nicht mehr gültige Mandate werden ausgeschlossen. Bleibt nichts Einziehbares, erscheint ein Hinweis und es beginnt kein Bankauftrag. Andernfalls folgen Sie dem FinTS-Ablauf mit gegebenenfalls nötiger TAN-Freigabe; bei aufgeteilten Läufen müssen die weiteren Teile ebenfalls eingereicht werden. Fortsetzungen verwenden weiterhin das im Lauf gespeicherte Konto und den persönlichen Zugang.
Gut zu wissen
- Fälligkeitsdatum: Jede Buchung wird auf den Buchungstermin datiert — aber nie früher fällig als heute plus der Bankvorlauf des Standardkontos (ohne Konto sieben Tage). Ein knapp gewählter Termin verschiebt die Fälligkeit also automatisch nach hinten.
- Nichts doppelt: Membergy merkt sich je Person und Gebühr, bis wann bereits abgerechnet wurde. Ein erneuter Lauf mit demselben Termin erstellt keine doppelten Buchungen.
- Letzten Gebührenlauf zurücknehmen: Ein noch ungeschützter Lauf lässt sich zurücknehmen. Reservierte, exportierte, eingereichte oder historisch gebundene Buchungen sind geschützt. Die Aktion löscht keine bereits erzeugten SEPA-Dateien und macht keinen Bankauftrag rückgängig.
- Buchungen bestätigen / zurücknehmen: Für Überweisungs-Zahler markieren Sie eingegangene Zahlungen manuell als bezahlt — oder nehmen eine Bestätigung wieder zurück.
- Einzelne Buchung anlegen: Für Sonderfälle (Inventar-Übernahme, Strafzahlung) können Sie über „Buchung hinzufügen" jederzeit eine manuelle Buchung ohne Gebühren-Bezug erstellen.
Häufige Fragen und Sonderfälle
- „Es wurden keine Gebührenzahlungen für den gewählten Termin gefunden." Alles ist bereits abgerechnet oder keine Person mit passender Zahlungsweise hat offene Zeiträume.
- „Der früheste effektiv berechnete Beitragsbeginn liegt vor der unterstützten
Untergrenze." Prüfen Sie die Gültigkeitsdaten der betroffenen Gebührenzuordnungen auf
Tippfehler, zum Beispiel ein Jahr
0026statt2026. Membergy bricht den gesamten Lauf in diesem Fall ab: Es entstehen weder Buchungen noch eine SEPA-Datei, und der bisherige Abrechnungsstand bleibt unverändert. - Meine Buchungen sind verschwunden. Sie sind bezahlt — der Standardfilter zeigt nur offene. Entfernen Sie den Filter „Buchungsstatus: offen", um alle zu sehen.
- Erinnerung: Hinterlegen Sie an der Zahlungsweise eine Erinnerungsfrist, benachrichtigt Membergy alle Berechtigten rechtzeitig vor dem nächsten Buchungstermin.