Für den Beitragseinzug — insbesondere per SEPA-Lastschrift — braucht Ihr Verein einige Voreinstellungen. Die XML-Option im Buchungslauf und die getrennt freizuschaltende direkte Bankeinreichung haben unterschiedliche Voraussetzungen.
SEPA-Voraussetzungen des Vereins
Zwei Dinge machen Ihren Verein lastschriftfähig:
- Die Gläubiger-Identifikationsnummer (beantragt bei der Deutschen Bundesbank) tragen Sie in den Einstellungen Ihres Vereins ein — klicken Sie dazu im Basismodul auf den Namen Ihres Vereins.
- Ein Bankkonto des Vereins (IBAN, BIC, Kontoinhaber) legen Sie unter Bankkonten an — erreichbar über die Detailseite Ihres Vereins. Das als Standard markierte Konto ist das Empfängerkonto für neue SEPA-Dateien. Über Bezeichnung und Bankvorlauf bearbeiten stellen Sie für jedes Konto den Bankvorlauf in Tagen ein. IBAN, BIC und Kontoinhaber lassen sich mit dieser Aktion nicht ändern.
Fehlt eine Voraussetzung, ist die SEPA-Checkbox im Buchungslauf verborgen. Die getrennte XML-Aktion für markierte Buchungen bleibt für Berechtigte mit einem konkreten Fehlhinweis deaktiviert. Buchungen können Sie trotzdem berechnen. Kontoverwaltung erfordert das Recht, den Verein zu verwalten; ein Leserecht für Gebühren allein reicht dafür nicht.
Zum Bankvorlauf: Er ist der Abstand in Kalendertagen zwischen heute und dem frühesten Einzugstag des jeweiligen Kontos. Erlaubt sind ganze Zahlen ab null; neue Konten beginnen mit sieben Tagen. Klären Sie die passende Einstellung mit Ihrer Bank. Beim Einzug berücksichtigt Membergy zusätzlich Bankarbeitstage. Die Einstellung ist keine zusätzliche Zusage zur Vorabankündigung an Mitglieder. Buchungslauf und XML verwenden den Vorlauf des Standardkontos.
Mandat und Bankdaten der Mitglieder
Der tatsächliche Zahler braucht auf seiner Personen-Detailseite IBAN, BIC sowie Mandatsreferenz und Mandatsdatum. Ohne Hauptzahler zählen die eigenen Angaben. Ist ein Hauptzahler hinterlegt, verwendet der Einzug ausschließlich dessen Bankkonto und Mandat — ein eigenes Mandat des Kindes berechtigt dann nicht zum Einzug. Über die Zahnrad-Aktion SEPA-Mandat und Referenzen einstellen im Kopf der Tabelle Bankkonten wählt ein Vereinsadministrator das vereinsweite Format für neue digitale Mandate und im Beitrittsassistenten erfasste Papiermandate: Zufällig: Vereinskürzel + Kennung oder Personennummer des Zahlers. Im zweiten Fall trägt die erste Erteilung genau die Personennummer, sofern sie nicht schon als ältere Mandatsreferenz verwendet wurde. Bei einer späteren Neuerteilung, etwa nach einem Kontowechsel, ergänzt Membergy einen Zeitstempel und bei Bedarf einen Zähler. Zahlt ein Elternteil für ein Kind, zählt dessen Personennummer — auch wenn der Elternteil nicht selbst Mitglied wird. Die Auswahl ändert keine bereits erteilten Referenzen und nicht die Mandate des Vereins gegenüber Membergy. Für einen nutzbaren Mandatstext müssen Vereinskonto und Gläubiger-ID eingerichtet sein. Im selben Dialog bearbeiten Sie die Ergänzung zum Mandatstext und sehen den Vollständigen Mandatstext als Vorschau. Eine Änderung der Ergänzung erzeugt eine neue Textfassung; bereits erteilte Mandate und PDF-Belege werden nicht geändert.
Im Beitrittsassistenten muss das tatsächliche Datum des unterschriebenen
Papiermandats auch bei automatisch vergebener Referenz eingetragen werden. Der
Zeitpunkt der späteren Referenzvergabe ersetzt dieses Datum nicht. Für das
Papierformular wird keine digitale Zustimmung erzeugt.
Fehlt beim Zahler ein erforderlicher Bestandteil oder ist der Hauptzahler nicht mehr
verfügbar, bleibt die Person beim Datei-Erstellen außen vor. Der Verein ist für das
unterschriebene SEPA-Mandat verantwortlich.
Mehrere Vereinskonten mit FinTS
Wenn Vereins-FinTS für Ihren Verein freigeschaltet ist, können Berechtigte mehrere Konten jeweils mit ihrem persönlichen Bankzugang verbinden, prüfen und trennen. Das XML-Standardkonto begrenzt diese Verbindungen nicht. Ein verbundenes Konto muss Lastschriften nicht unterstützen. Zwei Konten mit derselben Bank und demselben Login können derzeit nicht unabhängig verbunden werden. Für Gebühren jetzt einziehen und Alle fälligen Gebühren einziehen zählen ausschließlich Ihre aktuell geeigneten persönlichen Konten. Bei mehreren wählen Sie das Konto ausdrücklich im Dialog; dessen Bankvorlauf und Limits bestimmen die Vorschau. Gespeicherte Einzugsteile behalten ihr ursprüngliches Konto. Das Konto, von dem der Verein Membergy-Rechnungen bezahlt, ist davon unabhängig.
Die Schalter für Verbindung und Bankeinreichung sind standardmäßig aus. Freischaltung allein ersetzt weder Bankrechte noch den persönlichen Zugang. Einrichtung, Prüfung und Trennung erklärt Bankkonten; den Ablauf einschließlich globaler Fälligkeitsauswahl erklärt Gebühren direkt einziehen.
Mitglieder können ein digitales Mandat über den bestehenden Mandatsablauf auf der Personenseite erteilen, wenn der Verein ihn anbietet.
Beiträge und Zahlungsweisen
Für den Einzug selbst müssen die Gebühren mit ihren Beträgen angelegt, den Personen zugeordnet und die Zahlungsweisen definiert sein — die Zahlungsweisen bestimmen auch, welchen Buchungstermin der Buchungslauf vorschlägt.