Wofür die Seite Funktionen da ist
Unter Funktionen schalten Sie die optionalen Bereiche Ihres Vereins ein und aus. Die Einstellungen gelten für den aktuell ausgewählten Verein. Sie vergeben damit keine Berechtigungen: Auch bei einem eingeschalteten Modul brauchen Mitglieder die passenden Rechte.
Voraussetzungen und Einstieg
Wählen Sie den gewünschten Verein und öffnen Sie im Vereinsmenü Funktionen. Dafür benötigen Sie das Recht, den Verein zu verwalten; Vereinsadministratoren haben es. Über das ? im Kopfbereich erreichen Sie die Hilfe zu dieser Seite, ohne Ihre Eingaben zu verlassen. Persönliche Angaben und Regeln der Personenverwaltung finden Sie getrennt unter Personen-Einstellungen.
Module und Felder
Die anfängliche Auswahl der Module hängt vom Tarif, Vereinstyp und der bisherigen Einrichtung ab. In Free starten Aufgaben, Digitales Berichtswesen, Festbetrieb sowie Raum- und Ressourcenbuchung ausgeschaltet. Die vier Schalter bleiben sichtbar und sind für die Vereinsverwaltung gesperrt. Im Tarif Club, der auch für kleine Vereine buchbar ist, können Sie sie ein- und ausschalten. Die vier Module brauchen kein zusätzliches Add-on. Preise und Personenzählung erklärt Tarif und Zusatzmodule. Hat Membergy eine dieser Funktionen für Ihren Free-Verein freigeschaltet, bleibt der Schalter angekreuzt und gesperrt. Berechtigte Mitglieder können die Funktion dann normal nutzen. Beim späteren Öffnen sehen Sie die gespeicherten Werte Ihres Vereins.
- Fördermitgliedschaften aktivieren: Ergänzt bei Mitgliedsstatus die Unterscheidung aktiver Mitgliedschaft und bei Ehrungsbedingungen Mindestjahre aktiver Mitgliedschaft.
- Unterorganisationen aktivieren: Schaltet die Verwaltung von Unterorganisationen beziehungsweise Bezirken und die Zuordnung von Personen frei. Im eigenen Panel Unterorganisationen erscheinen bei eingeschaltetem Hauptschalter Mitgliedschaftsmodus, die Zugriffsrechte für die Leitung und Personenauswahl begrenzen. Der Zugriffsbereich Berufsdaten erscheint nur bei aktivierten Beschäftigungsinfos.
- Festbetrieb aktivieren: Schaltet Feste mit Dienstplänen und Diensteinteilung ein.
- Aufgaben aktivieren: Schaltet die Aufgabenverwaltung und Meine Aufgaben ein.
- Raum- und Ressourcenbuchung aktivieren: Ermöglicht die Buchung von Räumen und Vereinsressourcen.
- Digitales Berichtswesen aktivieren: Schaltet Sitzungsserien, Sitzungen und Protokolle ein.
- Umfragen aktivieren: Schaltet Umfragen und Terminabstimmungen ein.
- Team-Mitgliederlisten aktivieren: Ermöglicht Mitgliederlisten als digitale Telefonliste für dafür freigegebene Teams; die Freigaben und Rechte des jeweiligen Teams gelten weiterhin.
- Instrumente aktivieren: Schaltet Instrumentenverwaltung und instrumentenbezogene Angaben bei Personen und Terminen ein.
- ComMusic-Unterstützung aktivieren: Schaltet ComMusic-Import und -Export sowie musikbezogene Setlist- und Repertoire-Funktionen ein.
- Beschäftigungsinfos aktivieren: Ist nur für die Plattformverwaltung sichtbar und schaltet Beschäftigungsdaten wie Abteilungen, Dienstklassen, Besoldungsgruppen und Teilzeitangaben ein.
- Inventarbestätigung alle: Erscheint nur, wenn der gebuchte Funktionsumfang Inventar enthält. Zur Wahl stehen ein, zwei oder fünf Jahre; ohne gespeicherten Wert ist ein Jahr vorbelegt.
Fehlen gespeicherte Werte, sind Digitales Berichtswesen aktivieren und Umfragen aktivieren auf dieser Seite vorbelegt. Mitgliedschaftsmodus ist mit Eine Mitgliedschaft gleichzeitig und Personenauswahl begrenzen mit ausgeschaltet vorbelegt. Die anderen Modulschalter folgen den Vereinswerten; prüfen Sie die angezeigte Auswahl vor dem Speichern.
Tarifwechsel und vorhandene Daten
Beim Wechsel eines anderen Basistarifs zu Free werden diese vier Funktionen ausgeschaltet. Auch vorhandene Aufgaben, Sitzungen, Protokolle und PDFs, Dienstpläne und Buchungen sind dann nicht zugänglich. Datensätze, Zuordnungen und Anhänge bleiben erhalten. Sobald eine Funktion wieder eingeschaltet wird, sind die bisherigen Inhalte mit den normalen Rechten wieder verfügbar.
Ein Wechsel von Free zu Club schaltet die Funktionen nicht automatisch ein. Öffnen Sie anschließend Funktionen, wählen Sie die gewünschten Schalter und speichern Sie. Ein erneutes Zuweisen desselben Free-Tarifs, eine Verlängerung oder das Buchen eines Add-ons ändert eine bestehende Freischaltung nicht. Umfragen, Termine, Personen, Beiträge und SEPA bleiben von dieser Tarifregel unberührt.
Unterorganisationen und Mitgliedschaftsmodus
Das eigene Panel Unterorganisationen fasst Aktivierung, Mitgliedschaftsmodus, Zugriffsrechte für die Leitung und die Begrenzung der Personenauswahl zusammen.
Bei Eine Mitgliedschaft gleichzeitig darf ein neuer oder ausgeweiteter Mitgliedschaftszeitraum nicht mit einer Zugehörigkeit zu einer anderen Unterorganisation überlappen. Ein Wechsel kann beispielsweise am 31. März enden und am 1. April in der neuen Unterorganisation beginnen.
Bei Gleichzeitige Mitgliedschaften sind gleichzeitige Zugehörigkeiten zu verschiedenen Unterorganisationen erlaubt, etwa zu einer Ortsgruppe und zur Jugendabteilung. Überlappende Zeiträume derselben Person in derselben Unterorganisation sind weiterhin ausgeschlossen.
Ein Wechsel zurück auf Eine Mitgliedschaft gleichzeitig löscht oder beendet keine vorhandenen parallelen Zeiträume. Diese bleiben sichtbar und dürfen verkürzt oder beendet werden. Neue und ausgeweitete Zeiträume müssen den gewählten Modus erfüllen. Die Zuordnung und Zuständigkeit der Leitungen erklärt der Artikel Unterorganisationen.
Datenzugriff der Unterorganisationsleitung
Bei eingeschalteten Unterorganisationen fasst die linke Überschrift Zugriffsrechte für die Leitung vier rechts angeordnete, einzeln beschriftete Segmentauswahlen zusammen: Adressdaten, Kontaktdaten, Berufsdaten sowie Bank- und Zahlungsdaten. Berufsdaten erscheinen nur, wenn der Verein Beschäftigungsinfos verwendet.
Wählen Sie für jeden Bereich unabhängig:
- Kein Zugriff: Die Leitung erhält die Angaben in der Personenverwaltung und deren Exporten nicht angezeigt.
- Lesen: Sie kann vorhandene Angaben lesen, aber nicht verändern. Bei Kontaktdaten gilt das auch für das Hinzufügen und Entfernen ganzer Zeilen.
- Bearbeiten: Sie kann die Angaben innerhalb ihrer vorhandenen Personenrechte pflegen. Zusätzliche Regeln, etwa für SEPA-Mandate, gelten weiterhin.
Die Auswahl gilt auch für eigene Personenfelder, die Sie dem jeweiligen Bereich zugeordnet haben. Ein eigenes Feld im Bankbereich folgt beispielsweise der Auswahl für Bank- und Zahlungsdaten. Die Privat-Kennzeichnung und vorhandene Schreibschutzregeln des Felds gelten zusätzlich. Eigene Felder im Basisdatenbereich behalten ihre eigenen Freigaben. Beim Speichern anderer Felder bleiben ausgeblendete oder nur lesbare Werte erhalten.
Ohne bisher gespeicherte Auswahl ist Bearbeiten voreingestellt. Speichern Sie die Einstellungen und öffnen Sie die Seite erneut, um die vier Auswahlen zu prüfen. Ändern können Sie sie jederzeit über dieselbe Seite. Eine Einschränkung entfernt keine gespeicherten Personendaten.
Die Auswahl gilt für die Personen, für die die Leitung heute zuständig ist. Der Datenschutzmodus einer Person bleibt zusätzlich wirksam. Er schränkt bei Berufsdaten einzelne private Angaben ein, ohne automatisch die ganze Berufsgruppe auszublenden. Die eigene Person, persönlich verwaltete Personen und vollständige Personenrechte folgen weiterhin ihren unabhängigen Berechtigungen. Die normalen Mitglieder- und Teamlisten behalten ihre jeweiligen Freigaben.
Personenauswahl begrenzen
Dieser Schalter betrifft Leitungen mit ausschließlich unterorganisationsbezogenen Personenrechten. Ausgeschaltet können sie mit dem jeweiligen Funktionsrecht Namen aus dem ganzen Verein auswählen, zum Beispiel Teilnehmende eines Termins. Das öffnet keine privaten Personendaten oder die Personenverwaltung des ganzen Vereins.
Eingeschaltet können diese Leitungen neue Personen nur aus ihren aktuell betreuten Unterorganisationen auswählen. Entscheidend ist eine heute aktive Zugehörigkeit: Eine bereits beendete oder erst künftig beginnende Mitgliedschaft reicht nicht. Wer vollständige Personenrechte hat, wird durch diesen zusätzlichen Schalter nicht eingeschränkt.
Die Regel gilt für neue Ziele in Terminen, Dienstplänen, Aufgaben, Umfragen, Sitzungen und administrativen Ressourcenbuchungen. Rechte für die jeweilige Funktion und die Grenze des ausgewählten Vereins gelten immer. Freitextnamen in Buchungen bleiben möglich.
Eine enge Ausnahme gilt für die persönliche Aufgaben-Schnellerfassung aus Meine Aufgaben: Wer dort Aufgaben erstellen und zuweisen darf, kann die eigene, mit dem angemeldeten Konto verknüpfte Person dieses Vereins verwenden, auch außerhalb der betreuten Unterorganisationen. Weitere Verantwortliche müssen die normale Auswahlgrenze erfüllen. Die Ausnahme gilt nicht für die Erfassung aus Vereins-, Team- oder gespeicherten Boards oder für gewöhnliche Zuweisungsänderungen.
Beispiel: Handball und Turnen
Ein Verein hat die Abteilungen Handball und Turnen als Unterorganisationen angelegt. Eine Leitung ist nur für Turnen zuständig, hat entsprechend eingeschränkte Personenrechte und darf Termine erstellen und Teilnehmende einladen.
- Personenauswahl begrenzen eingeschaltet: Für einen neuen Termin kann sie nur Personen einladen, die aktuell der Abteilung Turnen angehören.
- Personenauswahl begrenzen ausgeschaltet: Sie kann auch Personen aus der Abteilung Handball auswählen und einladen, etwa zu einem gemeinsamen Vereinsfest.
In beiden Fällen bleibt die Personenverwaltung auf ihren bisherigen Bereich beschränkt. Die Möglichkeit, Handballer einzuladen, gibt ihr keinen zusätzlichen Zugriff auf deren private Daten.
Bestehende Ziele und Teams
Gespeicherte Ziele werden durch das Einschalten nicht entfernt. Unterorganisations-Leitungen können dann keine vereinsweiten Teams neu auswählen. Bereits gespeicherte Teams bleiben jedoch ganze Teams: Auch später hinzukommende Personen außerhalb der betreuten Unterorganisationen können weiter dazugehören. Der Editor weist auf diesen Bestandseffekt hin. Nach einer gespeicherten Entfernung gilt dasselbe Team wieder als neues Ziel und kann nicht erneut gewählt werden.
Bei Umfragen wird der Teilnehmerkreis beim Veröffentlichen festgeschrieben; gespeicherte Teams werden bis dahin vollständig aufgelöst. Bestehende Sitzungs-Teamkreise behalten ihre datierte Auflösung. Vorhandene Buchungsziele bleiben bei Korrekturen erhalten.
Unterorganisationen ausschalten und später wieder einschalten
Wenn Sie Unterorganisationen aktivieren ausschalten, verschwinden Mitgliedschaftsmodus, die vier Zugriffsbereichsauswahlen und Personenauswahl begrenzen sofort. Ihre bisherigen Werte bleiben auch nach Absenden und Neuladen erhalten. Die zusätzliche Begrenzung der Funktions-Personenauswahl ist währenddessen ausgesetzt: Mit den jeweiligen Funktionsrechten sind wieder vereinsweite Namen und neue Teams auswählbar. Die Rechte und Grenzen der Personenverwaltung werden dadurch nicht erweitert.
Beim erneuten Einschalten erscheinen Mitgliedschaftsmodus, die Zugriffsbereichsauswahlen und Personenauswahl begrenzen mit ihren bisherigen Werten; Berufsdaten bleiben zusätzlich an aktivierte Beschäftigungsinfos gebunden. Nach dem Speichern wirkt die zusätzliche Auswahlgrenze wieder, wenn sie zuvor eingeschaltet war. Prüfen Sie deshalb alle angezeigten Werte vor dem Speichern.
Speichern und Ergebnis prüfen
- Wählen Sie den richtigen Verein und öffnen Sie Funktionen im Vereinsmenü.
- Ändern Sie die gewünschten Schalter und gegebenenfalls die Unterorganisations-Einstellungen.
- Klicken Sie auf Absenden und warten Sie auf die Erfolgsmeldung.
- Laden Sie die Seite neu und prüfen Sie die Auswahl. Öffnen Sie danach den betroffenen Bereich.
Zum späteren Ändern verwenden Sie dieselbe Seite. Das Ausschalten eines Moduls entzieht den Zugriff auf diesen Bereich einschließlich vorhandener Inhalte. Fachdatensätze, Zuordnungen und Anhänge bleiben erhalten und sind nach erneutem Einschalten wieder verfügbar. Nicht gespeicherte Änderungen gehen beim Verlassen der Seite verloren.
Häufige Fragen
Warum fehlt eine Einstellung? Mitgliedschaftsmodus, Zugriffsbereichsauswahlen und Begrenzung der Personenauswahl erscheinen nur bei eingeschaltetem Hauptschalter für Unterorganisationen. Die Auswahl für Berufsdaten benötigt zusätzlich aktivierte Beschäftigungsinfos. Das Inventurintervall hängt vom gebuchten Inventarumfang ab; Beschäftigungsinfos sind der Plattformverwaltung vorbehalten.
Warum fehlt ein Modul trotz eingeschaltetem Schalter? Prüfen Sie den ausgewählten Verein, die Rechte des Kontos und gegebenenfalls den gebuchten Funktionsumfang.
Warum fehlen Personen in einer Auswahl? Prüfen Sie Funktionsrechte, die betreuten Unterorganisationen und die heutigen Mitgliedschaftszeiträume. Eine eigene Person außerhalb der Unterorganisationen ist nur im beschriebenen persönlichen Aufgaben-Erstellungsweg ausgenommen.
Warum ist eine zuvor gespeicherte Person weiterhin sichtbar? Bestehende Ziele bleiben zur Bestandspflege erhalten. Ihre Sichtbarkeit erlaubt keine neue Auswahl anderer Personen außerhalb der Grenze und keinen Zugriff auf deren private Daten.